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建章立制、照章行事、持續改進——作一個合格的管理人員

發布時間:2015/1/23 10:55:47發布者:廣西田園

 

文/李衛國

2001年6月12日

1  目前工作存在的突出問題

一年中農藥生產最緊張、最繁忙的五月份已經被我們用夙興夜寐的勤勞和苦干的汗水送走,生產經營活動進入了相對平緩的階段。這個時候我們每個管理人員有必要,也有時間來反思檢查一下幾個月來我們每個人的工作,剖析發生的問題,分析產生的原因,探索改進工作的方法,以便落實和完善公司相關方面的制度,提高我們的管理水平。 許多新興的公司,一開始創業,依賴一項新技術或一個新產品迅速崛起,此后規模、人員急劇膨脹,但管理混亂,?;姆?。一個必然中的偶發事件便導致公司的大廈和以前成長的神話一夜之間轟然倒塌,使新興的公司變成“先烈”公司?!捌湫艘膊?,其亡也忽”。這些先烈公司的老總們在總結失敗的教訓時,幾乎都提到一條就是:制度不完 善或許多制度沒有得到落實。田園公司公司今天的管理也已經發展到了這樣一個瓶頸——制度落實和完善的瓶頸。田園公司發展至今各方面的管理制度匯編起來已有幾百頁的一本,公司管理的框架性制度已基本形成,與公司外的其他企業談起我公司的管理思路和管理制度時,常能博得其他企業的稱羨。但當我們回首反觀公司實際運行中出現的問題時,我們自己也常不禁感到尷尬和慚愧。現在我們就來回顧一下上半年生產經營中出現的一些問題:氧樂果等幾個產品去年標準證到期換證后,標簽上的標準證號卻一直沒有變更,公司里知道標準證有效期只有 三年,并且能經??吹嬌幢昵┑撓心敲炊噯?,并且又有一批專門的質檢人員,每天要去車間檢查多少遍,但居然沒有一個人發現這個問題;掃螨特等幾個產品的標準證已過期了我們的質量管理人員還不知道。我們設計的殺蟲劑包 裝箱該有的紅線沒有,也沒人提出異議。上面這些失誤直 到市場上被執法部門處罰了我們才知道。袋裝液體包裝生產時,我們可以手工毫無規矩地剪斷袋與袋之間的連接帶,將剪切線歪歪扭扭的袋裝產品推上市場。我們開始上市的可濕性粉劑,袋子外邊臟得令我們在客戶面前汗顏。我們改裝入庫的產品,改裝時連舊標簽也不撕,一個瓶子上貼了三層標簽——偷吃了東西后連嘴都不擦。我們將半成品相混淆,原材料相混淆,給公司造成無法彌補的損失。我們沒有標準,用本不能用的回收瓶包裝產品,導致滲漏和瓶中藥液出現沉淀。雖然我們早就建立了市場經理資格擔保制度,但當需要追究市場經理的經濟責任時,我們還是發現一些人的擔保手續沒辦齊全。我們安排外地倉管人員更換產品標簽時,更換的標簽上卻沒有打生產日期,導致整批產品不得不退回南寧…… 上述這些問題,我們都可以將歸納到為兩點:

①對目標和實現目標的行為過程的標準沒有進行預先的設計;

②已制定規章制度沒有被落實;通俗點講就是沒有規矩或沒有按規矩去做事。

2  問題產生的原因為什么會出現這么多沒有規矩的行為或有了規矩卻不按規矩去做的事?主要原因有下面幾個方面:

(1)我們的管理人員缺乏基本的管理意識和基本的管理素質幾年來我們的管理人員中,有幾個人一年當中能把與自己有關的制度看兩遍的?管理人員——包括中高層的管理干部,有幾個人主動去作了本部門制度的學習落實?——更不用講完善和設計了!我們很多管理人員工作不得要領,整天忙忙碌碌,忙于頭痛醫頭,腳痛醫腳,卻無力將工作再往前推進一步—— 將各項業務納入規矩之中。企業在外部競爭壓力和內部員工惰性影響下,就如海爾講的斜坡上的球,有一種下滑的趨勢,企業要有一種止動力才能止住企業下滑的趨勢,而這個止動力就來自企業管理人員的強烈的管理意識和管理努力。沒有企業內部管理人員素質的普遍提高和管理意識的普遍增強,企業就不可能有完善的制度,即使有了完善的制度也只能是水中月、鏡中花。

   (2)已有的制度缺乏配套的,或制度本身太粗糙,操作性不強比如,我們已規定了對進廠的聚酯瓶,要進行檢驗,但卻沒有一個聚酯瓶的技術指標標準和抽樣、檢驗時應遵守的規范,生產過程中也沒有一個揀出不合格瓶的制度。因 此歪的扭的、脆的聚酯瓶一樣被裝上農藥發到市場上去,直到客戶和市場經理怨聲載道時我們才知道聚酯瓶的質量出了問題。退貨處理時什么樣的舊箱子還可使用,什么樣的舊瓶子還可使用,手工分裝針劑時應如何確保質量等環節,是最需進行規范的環節,但這些地方卻沒有切實可操作的標準和規范,這就難怪在這些環節會屢屢出現問題了。

   (3)公司內相關人員,包括作業人員、一般管理人員和干部,收入未與制度規定的標準和規范的落實有量化的掛鉤 公司《營銷管理制度》中制定的主要要求都有與之相聯系的獎懲制度,因而就易于執行。比如我們規定了回款時間的要求,相應就有聯系回款天數的獎懲標準;我們規定了退貨率限額,就相應制定了退貨率超限額后的處罰標準;并且公司的獎勵金額在年終核算時要自動扣除這些項目。而公司生產部門的工資核算時并未加入相關的扣除或另加項目。管理人員的工資和獎金也未有與相關制度的落實有定量的聯系。

3  解決問題的辦法

針對上述情況,要解決公司管理上制度不完善和落實難問題我們需從以下幾方面入手:

(1)組織多種形式的培訓使我們的管理人員特別是管理干部樹立強烈的管理意識,在實踐中主動自覺地提高管理能力。沒有規矩不成方圓。通俗的講,在現實中,管理就是要把自己負責的事務納入已有的規矩(制度)之中并持續改進。如果自己負責的事務還沒有規矩(制度),那么管理 就要首先建立規矩(制度),然后再把事務納入規矩(制 度)之中。一個合格的管理者應該不允許自己管理的事務 沒有規矩(制度)或不在規矩(制度)之中。先立規矩再按規矩做事——這也就是萬向集團講的:“先制度,后制造?!憊窘徊降姆⒄?,需要每一個管理人員特別是管理干部,要有強烈的建章立制的意識和設計規矩(制度)的能力,這樣的管理人員才是合格的管理人員。人是容易健忘的,崗位人員也是容易變更的,用制度把各層次各崗位的工作標準和程序固定下來,形成文字性的材料,作為管理的經驗和知識積淀下來,可以避免人員的 健忘和崗位人員的變更后經驗和知識的流失,減少公司為每個崗位重復交學費。隨著公司規模的擴大,人員和管理層次的增多,靠一兩個人設計公司制度,公司的管理工作發展肯定不能再往前走了。制度設計出來了,重點還在于落實——知易行難。制度靠人來建立,更靠人來落實,因而制度的完善和落實必須 首先依靠管理人員特別是管理干部管理意識的普遍崛起。 規矩設計出后,管理人員需要宣傳和落實已設計的規矩,確保將管理的事務全部納入規矩之中;并在實際工作中檢查規矩實施過程中發生的問題,持續改進規矩——這就是管理,簡言之就是一個個PDCA的循環過程,即:計劃(plan)、實施(do)、檢查(check)和改進(action)。 當出現每一次事故或非預期結果時,我們若都能本著“三 不放過”的原則——原因沒查到不放過、當事人沒受到教育不放過、改正措施沒落實不放過,進行檢查處理的話,我們的工作就會有持續的改進。隨著管理人員素質的提高,我們要向未雨綢繆、圖于未萌的管理境界努力?!敖ㄕ鋁⒅?,照章行事,持續改進”這是管理人員特別是管理干部應具備的基本素質。

(2)推動各級管理干部細化管理制度,把管理向精細化、科學化方向推進西方有兩句諺語,一句是“魔鬼在細節中”;還有一句“天使在細節中”。第一句可理解為對細節的疏忽就會招致失敗的魔鬼,所以說魔鬼就潛藏于對細節的疏忽中;第二句可理解為,認認真真地作好每一個細節,便會帶來成功,所以說成功的天使就孕育于對細節的耕耘中。香港的百富勤投資集團有限公司 1988 年從 4000 萬美元 起家發展到亞洲金融?;暗?nbsp;1997 年,已躋身《財富》雜志全球 500 強之列。作為投資公司,百富勤的主要業務 就是以現代企業結構改造企業并推動其上市。因而對于現代企業治理結構和管理應遵循的原理和框架不可能不清楚,但是卻因企業在報告及會計程序、風險管理和內部審計等基礎管理系統方面的缺陷導致公司在亞洲金融?;?nbsp;中,于 1998年1月 12 日發出公告宣布破產——百富勤葬 送在了細節的魔鬼中。美國的挑戰者號航天飛機,因為一個墊片的材料質量問題導致升空時爆炸毀滅。

海爾在 1985 年時還是一個年虧損 160 多萬元、銷售額 300多萬元的企業,張瑞敏入主后制定第一批規章制度中曾經 還有一條“不準在車間隨地大小便”,從這一條我們可窺見海爾當時的狀況。但十六年過去后的今天,海爾已經發展成一個有年 400 億元銷售額、跨行業的國際性集團。但海爾的管理能管到原材料倉庫的 2954 塊玻璃中的每一塊,海爾的成功離不開管理的細節??綣穆蟮崩土喑な奔浯蟶ㄒ淮尾匏?,主管人員多長時間要檢查一次,打掃和檢查要記錄的表格格式,拖地板時手應握拖把桿的位置,一下拖多長的距離都作了明確的規定。這些細節的規定都構成了造就麥當勞成為世界級企業不可缺少的條件。細化管理就是要使我們制定的規范的細節都要得到科學合理的設計,使得行為的結果具有確定性和可度量性。比如我們規定:包裝乳油產品時標簽要貼端正,這就是一個 粗略不可操作、無法度量的標準。我們必須經過分析研究后,再加上:“標簽兩頭對接時錯位不能超過多少,標簽距離瓶肩和瓶底距離之差不能超過多少”后,這個標準才變成一個細化了的可操作、可度量的標準。公司進一步的發展需要每個管理人員都來研究自己崗位的工作,為之設計合理、科學、可操作的規范和標準,并持續改進,用此來規范我們管理的事務。設計科學、有效、務實、細致的制度的過程是一項艱苦細致的工作,不是語言文字的簡單堆砌,它需要運用科學的管理理論作指導,深入研究實踐,對實踐活動有深刻的理解和把握,在此基礎上才能設計出最好、最實際的制度。工作標準應設計的內容包括:目標和目標的標準;達到目標應采取的行為的程序和規范——應符合“5W1H”的原則,要設計出:作什么、做到什么程度(What),誰做、誰來檢查監督評價(Who)在何時(When)何地(Where)為什么(Why)怎樣做、依據什么用、什么方法(How)。 沒有寫明這六要素的制度都不會是一個科學有效的制度。

(3)建立收入與規定制度內容和落實密切掛鉤的分配制度公司今年內將自上而下,將各管理崗位對制度規定的內容的落實程度和建章立制的工作,與收入定量或半定量地掛鉤。通過采取上述措施,公司期望能推進管理制度的落實和持續改進,推動田園公司的管理突破瓶頸,再上新臺階。使田園公司在做大的同時,保持強健的體魄,避免重蹈“先烈”公司“興博亡忽”的覆轍。

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